Bald umfassendes Online-Angebot

Die Gemeinde Kriftel ist in diesem Jahr mit der Stadt Eppstein und der Gemeinde Liederbach eine Interkommunale Zusammenarbeit (IKZ) eingegangen, um die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) gemeinsam anzugehen und eine geeignete Software für die elektronische Aktenführung auszuwählen. Der Erste Beigeordnete Franz Jirasek berichtete jetzt in den Ausschüssen vom Stand der Dinge.

„Durch das OZG werden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, bis 2022 alle Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Die notwendige Digitalisierung der Verwaltung ist in aller Munde und wird als eine der größten Herausforderungen der letzten 20 Jahre wahrgenommen“, so Jirasek. Um die 540 Dienstleistungen bieten Kommunen ihren Bürgerinnen und Bürgern an – bisher überwiegend durch schriftliche Antragsverfahren, künftig durch digitale Antragsplattformen. „Die Digitalisierung wird in den nächsten Jahren viel Zeit und Geld binden, soll jedoch umfangreiche Verbesserungen des Services und der Wirtschaftlichkeit mit sich bringen“, so der Erste Beigeordnete.

Die Umsetzung hätte für die Bürgerinnen und Bürger die Verbesserung des Kundenservices, einen leichteren Zugang zur Verwaltung, die Erhöhung der Transparenz und die Mitwirkung am Verwaltungshandeln zur Folge. Im Bereich „Wirtschaft“ sollen so Anliegen künftig schneller bearbeiten, Kosten gespart und eine bessere Erreichbarkeit gewährleistet werden. Auch für die Verwaltung soll die Umsetzung des Gesetzes zahlreiche Vorteile bringen: Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung, verbesserte Kommunikation, eine Motivationssteigerung und die Mithilfe bei der Haushaltskonsolidierung.

Land hilft Kommunen bei „Mammutaufgabe“

Durch das föderale Verwaltungssystem ist es in Deutschland schwieriger als in vielen anderen Staaten, einheitliche Regelungen zu schaffen und zeitnah umzusetzen. Das Land Hessen bemüht sich darum, die hessischen Kommunen entsprechend zu unterstützen, damit diese die Vielzahl der Dienstleistungen digital anbieten können. Jirasek: „Eine Mammutaufgabe, die kleinere Kommunen sonst nicht bewältigen können.“ Deshalb wurden auf Landesebene Arbeitsgruppen eingerichtet, deren Aufgabe es ist eGovernment-Plattformen zu schaffen, die von allen Kommunen genutzt und auf der eigenen Homepage als Antragsplattform implementiert werden können.

Trotz der geplanten Hilfestellungen des Landes bleibt für die Kommunen viel zu tun. Schließlich sollen die Anträge von Bürgern und Wirtschaft nicht nur digital angenommen werden, sondern auch eine digitale Weiterverarbeitung muss sich anschließen, um wirtschaftliche und schlanke Prozesse abzubilden. Hierzu müssen die Verwaltungen die Voraussetzungen schaffen. Grundlage für die Implementierung der eGovernment-Anwendungen sind ein Dokumenten-Management-System (DMS) für die elektronische Aktenführung, ein Formular-Management-System, elektronische Bezahlsysteme, ein Identitätsmanagement sowie elektronisches Rechnungswesen und ein Rechnungsworkflow.

Kriftel, Liederbach und Eppstein arbeiten zusammen

„Ein leistungsstarkes DMS bildet die Grundlage für das Umsetzen von digitalen Prozessen und die Akzeptanz bei den Beschäftigten“, heißt es in der Vorlage. Für die Auswahl eines geeigneten Produktes, für die Projektplanung und –umsetzung haben sich die Kommunen Eppstein, Liederbach und Kriftel zusammengetan, um in den nächsten Jahren interkommunal zusammenzuarbeiten. Gemeinsam wurde eine Beratungsfirma beauftragt, die dabei behilflich ist, ein passendes DMS zu finden und eine Roadmap zur Abwicklung des Digitalisierungsprojektes zu erstellen. „In mehreren Workshops arbeiteten die Beschäftigten der drei Kommunen bereits zusammen, um Prozesse zu benennen, die digital abgebildet werden sollen und um das gemeinsame Vorgehen abzustimmen. Im Dezember werden mehrere Firmen ihre Softwareprodukte vorstellen, so dass eine zielgerichtete Auswahl erfolgen kann“, berichtete der Erste Beigeordnete über den Fortgang des Projektes.

2019 wurden im IT-Bereich außerdem die Verbesserung der IT-Sicherheit sowie die Aktualisierung der Serversoftware und des Windows-Betriebssystems in Angriff genommen: Das Land Hessen hatte Gelder für eine Beratung von interessierten Kommunen zur Verbesserung der IT-Sicherheit zur Verfügung gestellt. In der Folge wurden mehrere Richtlinien und Dienstanweisungen für die Sachbearbeiter/innen der Verwaltung als auch für die IT-Administratoren zu den Themen IT-Sicherheit, Datenschutz und Notfallmanagement erlassen, alle Beschäftigten an Bildschirmarbeitsplätzen erhielten zwei Schulungen, um sie für Gefahren aus dem Bereich der Cyberkriminalität zu sensibilisieren.

80.000 Euro für neues System, Schulungen und Beratung

Für die Zukunft stehen der Verwaltung weitere anspruchsvolle Aufgaben und Umstellung im IT-Bereich bevor: Nach Auswahl eines geeigneten DMS soll die Anschaffung der Software 2020 erfolgen. Anhand einer Digitalisierungsstrategie, die die drei Kommunen gemeinsam aufstellen werden, können dann nach und nach Verwaltungsabläufe digital abgebildet werden. Nach Möglichkeit soll die beauftragte Beratungsfirma den gemeinsamen Prozess der drei Kommunen noch ein Stück weiter begleiten. „Damit der Prozess gelingt, müssen alle Beschäftigten einbezogen werden und an einem Strang ziehen. Umfangreiche Schulungen sind notwendig“, so Jirasek. Der Gemeindevorstand empfehle daher, die Beratung der Firma auch 2020 in Anspruch zu nehmen. Für die Anschaffung der Software, die Schulung der Mitarbeiter sowie die Beratungsleistungen wurden für das nächste Haushaltsjahr 80.000 Euro angemeldet. In den beiden Folgejahren werden schätzungsweise jeweils 20.000 Euro benötigt, um den Digitalisierungsprozess fortzuführen.

Weitere Projekte für 2020: Bis zum 20. April 2020 sollen die öffentlichen Verwaltungen gemäß der E-Rechnungs-Verordnung in der Lage sein, elektronische Rechnungen maschinell auszulesen. Daran soll sich im Idealfall ein digitaler Rechnungsworkflow anschließen. Da sich herausgestellt hat, dass in der Verwaltung nicht die komplette Telefonanlage ausgetauscht werden muss, sondern nur einzelne defekte Telefonapparate, werden von den zunächst in den Haushalt eingestellten Mittel von 20.000 Euro lediglich 3.700 Euro benötigt.